Regras Para Conciliação Financeira – Títulos a pagar/receber

Na ferramenta do menu Financeiro / Regras para conciliação financeira é possível realizar a criação de regras para:

1. Definir o comportamento do sistema na importação de arquivos “.ofx” para realização de conciliação bancária.
   • Os arquivos OFX são disponibilizados pelos bancos e neles estão contidos os registros de pagamentos e recebimentos realizados em determinado período.
2. Criação de títulos a pagar e a receber a partir da operação extra “Criar fatura com base nas regras de conciliação financeira”.

Em resumo, a ferramenta permite estabelecer parâmetros para que o sistema tenha um comportamento padrão quando determinadas ações forem executadas.

Nesse material trataremos especificamente do tipo de regra “Títulos a pagar/receber”.

Tipo de Regra: Títulos a pagar/receber

Ao acessar o menu Financeiro / Regras para conciliação financeira, clicar em “Adicionar” e, posteriormente, na opção “Títulos a pagar/receber” teremos a tela a seguir:

• Tipo do Título: campo para definir se a regra servirá para criação de títulos a pagar ou títulos a receber.
• Descrição: aqui deve ser definido um nome para a regra. Por exemplo, se estiver criando uma regra de títulos a pagar referente à telefonia poderia utilizar algo como “Empresa de Telefonia”, “Despesa com Telefone” ou uma descrição de sua preferência.
• Empresa: definir a qual empresa o título ficará vinculado.
• Fornecedor ou Cliente: campo de preenchimento não obrigatório para definição da pessoa do título, ou seja, o fornecedor para o caso de títulos a pagar ou cliente para os títulos a receber.
• Tipo Doc: opção para definir o tipo de documento que caracteriza o título, uma vez que no sistema há um cadastro de tipos de documentos que são usados para identificar os lançamentos. Geralmente, existem opções como Fatura, Recibo, Boleto e etc.
  • Número: essa opção é mostrada em tela no momento em que é definido um Tipo de Documento e é preciso escolher entre:
    • De acordo com o tipo de documento: essa opção fará com que o número do título que está sendo criado seja preenchido conforme a configuração do tipo de documento escolhido, sendo que em tal configuração pode estar definindo que o número segue uma sequência de acordo com o último informado no sistema ou até mesmo pode ocorrer do número não ser sugerido fazendo com que o título não tenha esse campo preenchido.
    • Perguntar no momento do lançamento: essa opção faz com que o usuário possa definir o número do título no momento da utilização da regra.
• Data de emissão:
  • Data atual: ao informar que o título será criado com a “Data atual” a data no campo “Data emissão” será a mesma data em que a regra foi utilizada para criação do título.
  • Perguntar no momento do lançamento: essa opção faz com que o usuário defina a data de emissão no momento da utilização da regra para criação do título.
• Data de entrada:
  • Data atual: ao informar que o título será criado com a “Data atual” a data no campo “Data entrada” será a mesma data em que a regra foi utilizada para criação do título.
  • Perguntar no momento do lançamento: essa opção faz com que o usuário defina a data de entrada no momento da utilização da regra para criação do título.
• Previsão: nessa opção é definido se o título nascerá identificado como uma previsão.
  • Sim: com essa opção o título será criado como uma “previsão”.
  • Não: com essa opção o título será criado sem estar identificado como uma “previsão”.
  • Perguntar no momento do lançamento: essa opção faz com que o usuário defina se o título será ou não identificado como previsão no momento da utilização da regra para criação do título.
• Observação: as informações inseridas nesse campo aparecerão em tela no momento da utilização da regra e poderão ser modificadas ou até mesmo removidas. Caso mantidas, ficarão disponíveis no campo “Observação” do título criado.
• Condição de pagamento:
  • Definir na regra: se escolhida essa opção, o tratamento para o vencimento do título ficará definido na regra. Quando essa opção é selecionada é disponibilizado o campo a seguir:
    • Cadastrada: nesse campo estarão disponíveis aos opções cadastradas no menu Financeiro / Cadastros Básicos / Condições de Pagamento, que correspondem às condições para o vencimento de um título. Mesmo que uma condição de pagamento fique definida na regra será possível alterá-la no momento da criação do título.
  • Perguntar no momento do lançamento: essa opção faz com que o usuário defina a condição de pagamento no momento da utilização da regra para criação do título.
• Tipo Pagamento ou Forma Pagamento: se a regra é para criação de títulos a pagar, nesse campo estarão disponíveis as opções cadastradas no menu Financeiro / Cadastros Básicos / Tipos de Pagamentos. Já se a regra é para criação de títulos a receber, as opções disponíveis serão as cadastradas no menu Financeiro / Configurações / Formas de Pagamento.
• Chave Histórico: caso exista algum histórico padrão cadastrado no menu Financeiro / Configurações / Modelos de Histórico e que deva ser utilizado na criação do título, é nesse campo que sua chave é indicada.
• Histórico: caso tenha sido indicada uma chave de histórico no campo anterior, o histórico cadastrado na chave indicada aparecerá nesse campo. Se nenhuma chave de histórico foi indicada, pode-se criar um histórico padrão nesse campo. Deixando o campo em branco, o sistema montará o histórico do título da mesma forma como quando o título é criado manualmente.
• Código gerencial: campo para definição da conta do plano de contas gerencial que classificará o título.
• Apropriações: campo para definição do centro de custo que classificará o título.

Note que em relação ao código gerencial e às apropriações é possível utilizar mais de um registro, bastando que os percentuais de cada um sejam devidamente indicados, conforme exemplo a seguir:

Exemplo prático

A seguir veremos como realizar a criação de um título a pagar baseado em uma regra já criada:

Uma vez que a regra já exista, basta ir até a tela de criação de títulos, que em nosso exemplo é a do menu Financeiro / Títulos a Pagar / Títulos a Pagar, e utilizar a operação extra “Criação Rápida”:

Os campos “Número”, “Data de emissão” e “Condição de pagamento” foram preenchidos manualmente, pois na configuração da regra estão definidos com a opção “Perguntar no momento do lançamento”.

Depois de concluída a operação temos o título devidamente cadastrado: