O controle orçamentário no sistema Datamex gira em torno do controle de valores a serem consumidos em um determinado período, possibilitando que a empresa tenha maior gestão sobre seus gastos.
A ferramenta Orçamento trabalha com os centros de custos em conjunto com as contas do Plano de Contas Gerencial. Basicamente, deve-se definir limites de gastos para cada conta gerencial quando essas forem utilizadas com determinada apropriação (centro de custos).
De forma geral, as explicações desse material se baseiam na forma restritiva que é possível usar em nosso controle orçamentário, ou seja, na forma em que o usuário é impedido de realizar lançamento quando acaba o saldo de um orçamento. Caso deseje utilizar o orçamento dessa forma, solicite que nosso suporte técnico habilite essa opção.
Entretanto, por padrão, a forma de utilização do Orçamento é a que não há impedimento dos lançamentos quando acaba o seu saldo. Dessa forma, o uso da solução é apenas para acompanhar os valores orçados vs. realizados.
Na configuração de um Orçamento temos duas opções referentes à forma de restrição de lançamentos:
1. Restrito a efetuar gasto apenas em contas orçadas
Nessa opção o sistema permite que o usuário utilize nos lançamentos apenas as contas gerenciais configuradas no orçamento. As contas gerenciais do plano de contas que não forem incluídas no orçamento não poderão ser utilizadas em lançamentos que utilizem o centro de custos configurado para trabalhar com controle orçamentário.
No sistema, por exemplo, podemos ter um plano de contas gerencial com 70 contas de despesa e trabalharmos com 03 centros de custos (Setor Administrativo, Setor Comercial e Setor Financeiro). Caso seja criado um orçamento para o centro de custos “Setor Financeiro” que utilize apenas 10 contas gerenciais, as outras 60 contas não poderão ser utilizadas em lançamentos em que esse centro de custos seja indicado.
2. Irrestrito com gastos em contas não orçadas
Essa opção faz com que o sistema não controle a utilização de contas gerenciais não configuradas no orçamento.
Exemplo: configuramos apenas uma conta gerencial no orçamento. Essa conta será validada pelo sistema no momento dos lançamentos, onde se a mesma não possuir saldo disponível suficiente para cobrir o lançamento o sistema impedirá o usuário de finalizar o registro. Já as demais contas gerenciais, aquelas que não foram configuradas no orçamento, não serão validadas. Isso significa que o usuário poderá utilizá-las livremente em conjunto com o centro de custos configurado no orçamento, sem o risco de ser impedido pelo sistema de finalizar o lançamento.
Configuração
A criação de um Orçamento pode ser realizada conforme abaixo (no exemplo utilizaremos um orçamento configurado com a opção “Restrito a efetuar gasto apenas em contas orçadas”):
Acessar o menu Financeiro / Orçamento / Orçamento e clicar em “Adicionar”.
Obs.: A imagem acima mostra que foram configuradas apenas contas gerenciais de despesas, mas também é possível orçar as receitas, desde que o parâmetro “Utiliza previsão de entrada no orçamento?” esteja ativado (solicitar ao Suporte Datamex essa ativação caso tenha interesse). É importante ressaltar que no relatório padrão de Orçamento o sistema não demonstra as receitas orçadas, apenas as despesas. As receitas orçadas só aparecem no relatório “12 Meses Gerencial Competência x Orçamento”.
No nosso exemplo apenas as 06 contas indicadas no Orçamento poderão ser utilizadas em lançamentos que envolvam o centro de custos “Setor Administrativo”. O sistema irá impedir o lançamento para qualquer outra conta que se tente utilizar. Exemplo abaixo:
Para que o controle orçamentário fique ativo no sistema, também é preciso seguir outros passos:
a) Configurar o(s) centro(s) de custos alvo do controle orçamentário
Ferramenta: Financeiro /Configurações / Centros de Custo. Escolher o centro de custos, editar e definir a opção “Controle Orçamentário” como “SIM”.
b) Conferir a configuração da conta gerencial
Ferramenta: Financeiro / Configurações / Plano de Contas Gerencial. Encontrar as contas que fazem parte do controle orçamentário e definir a opção “Compõe saldo de orçamento financeiro?” como “NÃO”. Isso é necessário para que o Relatório de Orçamento demonstre o valor que foi realizado (gasto efetivo) na medida em que os lançamentos são realizados no sistema.
Funcionamento do controle orçamentário
É muito importante que, antes de realizar uma compra e se comprometer com um fornecedor, o usuário do sistema emita o relatório de Orçamento para saber se determinada conta gerencial e determinada apropriação possui saldo disponível para utilização. Caso o relatório não seja consultado e uma compra seja realizada, o sistema impedirá a programação do Título a Pagar se não houver saldo disponível no orçamento.
Outro ponto relevante é que uma vez que o centro de custo esteja configurado para ter controle orçamentário é necessário que sempre haja uma configuração ativa de Orçamento. Caso contrário o sistema não permitirá programação de contas a pagar utilizando essa apropriação.
Exemplificando:
Vamos utilizar em nosso exemplo as contas gerenciais “Material de Expediente” e “Energia Elétrica”, onde cada uma possuirá R$2.000 e R$1.400, respectivamente, como limite de gasto no período compreendido entre 01/01/2016 e 31/01/2016. O centro de custos será o “Setor Administrativo”.
a) Emitindo o relatório
No relatório, temos a coluna “Orçado” com os valores definidos na configuração e como ainda não houve nenhum lançamento em Títulos a Pagar ou um Pagamento Não Programado, temos a coluna “Realizado” zerada. A coluna “Saldo” mostra o valor disponível para gastos para o período configurado no Orçamento.
b) Gerando um lançamento em Títulos a Pagar e consumindo parte do Orçamento
c) Verificando no relatório que parte do orçamento já foi utilizado
No relatório acima temos que, dos R$2.000 orçados para consumo com materiais de expediente, R$600 já foram utilizados, restando apenas R$1400.
d) Tentativa de lançamento com valor maior que o disponível para gasto
Ao tentarmos realizar um lançamento onde o valor gasto é maior do que o saldo disponível temos a restrição do sistema. Na imagem abaixo temos que foi tentado programar um gasto de R$1.700 quando o disponível está em apenas R$1.400.
e) Relatório 12 Meses Gerencial Competência x Orçamento
Financeiro/Relatórios/Gerenciais/12 Meses Gerencial Competência x Orçamento.
Dessa forma é possível realizar um controle básico utilizando a ferramenta Orçamento do sistema.
