Controle de adiantamentos de Clientes e adiantamentos a Fornecedores

Algumas empresas precisam lidar com as seguintes operações:

• Adiantamento de clientes: clientes adiantam valores referentes a serviços que ainda serão prestados pela empresa;
• Adiantamento a fornecedores: a empresa adianta valores a seus fornecedores para cobrir futuros pagamentos.

A seguir veremos uma forma possível para controlar esses valores no módulo financeiro do Datamex:

Adiantamento de clientes

Como proceder?

1. Registro do adiantamento (Financeiro / Caixa e Bancos / Recebimentos): através de operação de recebimento de documento não programado deve ser registrado que a empresa recebeu determinado valor de um cliente. O valor deve ser vinculado à conta financeira onde realmente o valor foi disponibilizado (por exemplo: conta do banco “X”).
   • Como para qualquer lançamento de recebimento desse tipo é preciso utilizar uma conta do plano de contas gerencial, a sugestão é criar uma conta, por exemplo, no grupo de receitas que dê a entender que se trata de um adiantamento de cliente.
   • A emissão de relatório que demonstre os valores recebidos utilizando a conta gerencial escolhida vai permiti identificar quanto a empresa possui de valores adiantados por clientes.
2. Registro da baixa do título a receber: quando a empresa prestar o serviço ao cliente e for emitido um título a receber, o mesmo precisará ser baixado logo em seguida, pois o cliente já adiantou o valor. Para essa baixa deve ser utilizada a operação de quitação ao invés de um recebimento de documento programado. Por padrão, a operação de quitação não vem liberada para o usuário. Sendo assim, é necessário entrar em contato com nosso suporte técnico e solicitar tal permissão.
   • A quitação não “movimenta” valores de uma conta financeira, ou seja, o sistema não registrará uma nova entrada de dinheiro em uma conta. Dessa forma, seus relatórios financeiros ficam corretos, bem como toda a operação fica acobertada.

Adiantamento a fornecedores

Como proceder?

1. Criar as contas financeiras (Financeiro / Configurações / Contas Financeiras): é recomendado criar uma conta financeira para representar cada um dos fornecedores (a descrição de cada conta pode ter o nome do fornecedor).
2. Registro do adiantamento (Financeiro / Caixa e Bancos / Transferências): através de operação de transferência deve ser transferido o dinheiro de uma conta de Caixa ou Banco para a conta financeira que represente o fornecedor em questão. Dessa forma, a conta bancária da empresa já terá o registro de um desembolso, fazendo seu saldo ficar correto.
3. Registro do pagamento a partir da emissão da fatura pelo fornecedor: quando a empresa receber o documento fiscal referente a mercadoria adquirida ou serviço tomado ela poderá realizar o lançamento do título a pagar normalmente. Após isso, basta efetuar o pagamento desse título utilizando o valor disponível na conta financeira do fornecedor, ou seja, ao invés de usar uma conta bancária da empresa será utilizada a conta que recebeu um valor a partir do registro prévio do adiantamento.
   • Para controlar o saldo disponível na conta do fornecedor basta utilizar o relatório “Extrato Bancário” disponível no menu Financeiro / Relatórios / Movimentação Financeira.