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Modos de Exportação Contábil

Do Processo

O processo de exportação contábil consiste em enviar os dados financeiros para um sistema contábil externo.

Em geral, o sistema contábil é bem mais simples que o sistema financeiro, logo a exportação contábil consiste em traduzir / mapear um lançamento nos seguintes elementos:

  • Conta de Débito
  • Conta de Crédito
  • Valor Contábil
  • Centro de Custos de Débito ( opcional )
  • Centro de Custos de Crédito ( opcional )

Desta forma, todo lançamento contábil tera um mesmo total para o somatório de débitos e créditos, podendo envolver uma ou mais contas de débito / crédito.

Plano de Contas Fiscal

O plano de contas fiscal é o conjunto de contas utilizadas para fazer a contabilidade da empresa. Geralmente um plano de contas fiscal apresenta os seguintes elementos:

  • Ativo
  • Passivo
  • Receitas
  • Despesas

O mapeamento dos elementos financeiros será por relacionamento de elementos do financeiro com uma determinada conta do plano de contas fiscal, que deverá ser exportado do sistema contábil e importado para o sistema financeiro. Em geral o sistema financeiro já possui rotinas para manter os planos de contas identicos nos dois sistemas por meio de exportação e importação de arquivos.

Obs.: É importante que os códigos das contas do plano fiscal sejam os mesmos, tanto no sistema financeiro quanto no sistema contábil. Dessa forma, um dos primeiros passos é garantir que os planos de contas estejam identicos entre os sistemas ( financeiro e contábil) e que as alterações feitas num sistema serão feitas no outro também, seja por intermédio de troca de arquivos, seja por operação manual.

Dos elementos a mapear

  • Contas Financeiras: toda conta financeira do sistema, em geral Caixas, Contas Correntes, Controles de Adiantamento apontará para uma determinada conta no plano de contas. Geralmente você vai encontrar uma conta com o mesmo nome da conta no plano de contas fiscal da empresa. Ex.: A conta financeira Conta Corrente do Banco do Brasil, será mapeada para a conta contábil de código X, que está nas contas filhas do grupo Ativo.
  • Plano de Contas Gerencial: em geral as contas gerenciais do sistema financeiro são compostas de despesas e receitas, e seu mapeamento é feito diretamente com contas contabeis do grupo de receitas ou despesas do plano de contas fiscal. Gerencialmente podem existir mais classificações de receitas e despesas que na contabilidade. Dessa forma, diversas contas gerenciais podem apontar para uma unica conta no sistema contábil.
  • Pessoas no Grupo de Clientes / Fornecedores: o plano de contas fiscal pode ter os clientes ( Grupo Ativo ) / fornecedores ( Grupo Passivo) de forma detalhada no plano de contas fiscal. Desta forma, a cada cadastro de cliente / fornecedor no sistema financeiro você deverá indicar para que conta contábil serão exportados as receitas / despesas programadas para o mesmo.
  • Centros de Custos: de acordo com a necessidade de exportação dos dados, os centros de custos do sistema financeiro poderão ser mapeados para os centros de custos da contabilidade, afim de contabilizar/classificar separadamente despesas/receitas. Existe casos onde o mesmo será mapeado para determinadas contas contábeis. Este segundo caso é utilizado em geral para contabilizar projetos, obras que na contabilidade serão considerados como despesas ou receitas sempre para uma unica conta contábil, sem detalhamento da receita/despesa originadora do lançamento.

Modelo de Exportação Contábil

Uma vez feito o mapeamento dos elementos financeiros, o próximo passo é estabelecer o modelo de exportação contábil e os lançamentos que serão exportados para a contabilidade. A definição do modelo de exportação em geral será elaborada em conjunto entre o responsável pela contabilidade, o gerente financeiro da empresa e o analista de negócios da Datamex.

Em geral o sistema exporta a seguinte relação de lançamentos:

  • Títulos a Pagar
  • Títulos a Receber
  • Pagamentos não Programados
  • Pagamentos Programados
  • Recebimentos não Programados
  • Recebimentos Programados
  • Transferências
  • Transferências Gerenciais

Abaixo você pode ver o esquema de exportação padrão utilizado, para cada um dos tipos de lançamentos:

Tipo LançamentoCréditoDébitoReferência
Titulos a Pagar
  • Fornecedor (valor fatura + acrescimos – descontos)
  • Ger. Descontos (valor desconto)
  • Conta Gerencial (valor bruto)
  • Ger. Acrescimos (valor acréscimo)
Data Entrada
Títulos a Receber
  • Conta Gerencial (valor bruto
  • Ger. Acrescimos (valor acréscimo)
  • Cliente (valor Fatura + acrescimos – descontos)
  • Ger. Descontos (valor desconto)
Data Entrada
Pagamentos Programados
  • Conta Financeira (valor liquido)
  • Ger. Acrescimos (valor acrescimo)
  • Fornecedor do Doc.(valor documento)
  • Ger. Descontos (valor desconto )
Data Lançamento
Pagamentos não Programados
  • Conta Financeira ( valor liquido)
  • Ger. Acrescimos ( valor acrescimo )
  • Gerencial ( valor documento)
  • Ger. Descontos ( Valor desconto )
Data Lançamento
Recebimentos Programados
  • Cliente do Doc.(valor documento)
  • Ger. Descontos (valor desconto)
  • Conta Financeira ( valor liquido)
  • Ger. Acrescimos ( valor acrescimo )
Data Lançamento
Recebimentos não programados
  • Gerencial ( valor documento)
  • Ger. Descontos ( Valor desconto )
  • Conta Financeira ( valor liquido)
  • Ger. Acrescimos ( valor acrescimo )
Data Lançamento
Transferências Financeiras
  • Conta Financeira Origem
  • Conta FinanceiraDestino
Data Lançamento
Transferências Gerenciais
  • Gerencial Origem
  • Gerencial Destino
Data Lançamento
Atualizado em 5 de junho de 2020

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