Do Processo
O processo de integração contábil consiste em enviar os dados financeiros para um sistema contábil externo.
Em geral, o sistema contábil é bem mais simples que o sistema financeiro, logo a exportação contábil consiste em traduzir / mapear um lançamento nos seguintes elementos:
- Conta de Débito
- Conta de Crédito
- Valor Contábil
- Centro de Custos de Débito ( opcional )
- Centro de Custos de Crédito ( opcional )
Desta forma, todo lançamento contábil tera um mesmo total para o somatório de débitos e créditos, podendo envolver uma ou mais contas de débito / crédito.
Plano de Contas Fiscal
O plano de contas fiscal é o conjunto de contas utilizadas para fazer a contabilidade da empresa. Geralmente um plano de contas fiscal apresenta os seguintes elementos:
- Ativo
- Passivo
- Receitas
- Despesas
O mapeamento dos elementos financeiros será por relacionamento de elementos do financeiro com uma determinada conta do plano de contas fiscal, que deverá ser exportado do sistema contábil e importado para o sistema financeiro. Em geral o sistema financeiro já possui rotinas para manter os planos de contas identicos nos dois sistemas por meio de exportação e importação de arquivos.
Obs.: É importante que os códigos das contas do plano fiscal sejam os mesmos, tanto no sistema financeiro quanto no sistema contábil. Dessa forma, um dos primeiros passos é garantir que os planos de contas estejam identicos entre os sistemas ( financeiro e contábil) e que as alterações feitas num sistema serão feitas no outro também, seja por intermédio de troca de arquivos, seja por operação manual.
Dos elementos a mapear
- Contas Financeiras: toda conta financeira do sistema, em geral Caixas, Contas Correntes, Controles de Adiantamento apontará para uma determinada conta no plano de contas. Geralmente você vai encontrar uma conta com o mesmo nome da conta no plano de contas fiscal da empresa. Ex.: A conta financeira Conta Corrente do Banco do Brasil, será mapeada para a conta contábil de código X, que está nas contas filhas do grupo Ativo.
- Plano de Contas Gerencial: em geral as contas gerenciais do sistema financeiro são compostas de despesas e receitas, e seu mapeamento é feito diretamente com contas contabeis do grupo de receitas ou despesas do plano de contas fiscal. Gerencialmente podem existir mais classificações de receitas e despesas que na contabilidade. Dessa forma, diversas contas gerenciais podem apontar para uma unica conta no sistema contábil.
- Pessoas no Grupo de Clientes / Fornecedores: o plano de contas fiscal pode ter os clientes ( Grupo Ativo ) / fornecedores ( Grupo Passivo) de forma detalhada no plano de contas fiscal. Desta forma, a cada cadastro de cliente / fornecedor no sistema financeiro você deverá indicar para que conta contábil serão exportados as receitas / despesas programadas para o mesmo.
- Centros de Custos: de acordo com a necessidade de exportação dos dados, os centros de custos do sistema financeiro poderão ser mapeados para os centros de custos da contabilidade, afim de contabilizar/classificar separadamente despesas/receitas. Existe casos onde o mesmo será mapeado para determinadas contas contábeis. Este segundo caso é utilizado em geral para contabilizar projetos, obras que na contabilidade serão considerados como despesas ou receitas sempre para uma unica conta contábil, sem detalhamento da receita/despesa originadora do lançamento.
Modelo de Exportação Contábil
Uma vez feito o mapeamento dos elementos financeiros, o próximo passo é estabelecer o modelo de exportação contábil e os lançamentos que serão exportados para a contabilidade. A definição do modelo de exportação em geral será elaborada em conjunto entre o responsável pela contabilidade, o gerente financeiro da empresa e o analista de negócios da Datamex.
Em geral o sistema exporta a seguinte relação de lançamentos:
- Títulos a Pagar
- Títulos a Receber
- Pagamentos não Programados
- Pagamentos Programados
- Recebimentos não Programados
- Recebimentos Programados
- Transferências
- Transferências Gerenciais
Abaixo você pode ver o esquema de exportação padrão utilizado, para cada um dos tipos de lançamentos:
| Tipo Lançamento | Débito | Crédito | Referência |
| Titulos a Pagar | – Conta Gerencial (valor bruto) – Ger. Acréscimos (valor acréscimo) | – Fornecedor (valor fatura + acréscimos – descontos) – Ger. Descontos (valor desconto) | Data Entrada |
| Títulos a Receber | – Cliente (valor fatura + acréscimos – descontos) – Ger. Descontos (valor desconto) | – Conta Gerencial (valor bruto) – Ger. Acréscimos (valor acréscimo) | Data Entrada |
| Pagamentos Programados | – Fornecedor do Doc.(valor documento) – Ger. Descontos (valor desconto ) | – Conta Financeira (valor liquido) – Ger. Acréscimos (valor acréscimo) | Data Lançamento |
| Pagamentos não Programados | – Gerencial (valor documento) – Ger. Descontos (valor desconto) | – Conta Financeira (valor liquido) – Ger. Acréscimos (valor acréscimo) | Data Lançamento |
| Recebimentos Programados | – Conta Financeira (valor liquido) – Ger. Acréscimos (valor acréscimo) | – Cliente do Doc. (valor documento) – Ger. Descontos (valor desconto) | Data Lançamento |
| Recebimentos não programados | – Conta Financeira (valor liquido) – Ger. Acréscimos (valor acréscimo) | – Gerencial (valor documento) – Ger. Descontos (valor desconto) | Data Lançamento |
| Transferências Financeiras | – Conta Financeira Destino | – Conta Financeira Origem | Data Lançamento |
| Transferências Gerenciais | – Gerencial Destino | – Gerencial Origem | Data Lançamento |
