TMS – Despesas Extras

APLICAÇÃO

Ferramenta criada com a finalidade de permitir maior precisão nos custos apresentados nos relatórios de análise de resultado da operação transporte.

Os relatórios de análise de resultado disponíveis no sistema e que utilizam o conceito de despesas extras são:

• Transporte / Relatórios / Relatório de Conhecimentos / Resultado Multi Empresas
• Transporte / Relatórios / Relatório de Contratos de Frete / Resultado Multi Empresas
• Transporte / Relatórios / Relatório de Ordens de Carregamento / Resultado

O procedimento proposto para uso desta ferramenta é que os usuários do setor operacional possam informar um custo gerado diretamente na operação de transporte.

Normalmente os custos ocorrem e em um segundo momento é emitido um documento fiscal de cobrança. Em situações normais caímos em dois problemas comuns, conforme citados abaixo:

1. Lançar o custo no momento que chega o comprovante da despesa: Se deixarmos para registrar o custo apenas no momento que o documento chega na empresa caímos na situação de não ter clareza da vinculação deste documento com a operação de transporte responsável pela sua geração, pior ainda quando o documento se refere a várias operações, o que dificulta muito um rateio justo.
2. Lançar o custo no momento que ocorre: Normalmente quem tem clareza da vinculação do custo ocorrido com a operação transporte responsável são os usuários do setor operacional e neste momento não temos um documento fiscal que permita um correto lançamento da despesa no setor financeiro.

Sabendo destas duas dificuldades, criamos o conceito da “Despesa Extra”, onde os usuários do setor operacional poderão informar valores de custos nas operações de transporte, sem preocupação de terem em mãos os documentos fiscais e a classificação gerencial e centros de custo para o devido lançamento no sistema, embora também seja possível configurar o sistema para criar títulos no módulo financeiro a partir do registra da despesa.

FUNCIONAMENTO

No momento do lançamento do conhecimento ou do contrato de frete o usuário terá acesso a operação extra denominada “DESPESAS EXTRAS”, conforme imagens abaixo:

O usuário tem duas opções de procedimento, conforme segue abaixo:

Selecionando a operação de transporte (CFe ou CTe)

Caso o usuário selecione um determinado contrato de frete ou conhecimento de transporte e clique na operação extra de despesas extras, o sistema abrirá a listagem de despesas extras filtrando apenas despesas deste mesmo documento e ao clicar para incluir uma nova despesa já trará o campo do contrato de frete ou conhecimento já preenchidos, conforme imagem abaixo:

• Bastará ao usuário informar os demais campos, conforme instruções abaixo:
  • No caso de CT-e:
    • Fornecedor: Informar o fornecedor responsável pela despesa.
    • Tipo: Informar um tipo de despesa. Cadastro simples de tipos de despesas, sem qualquer vínculo com plano gerencial ou fiscal.
    • Documento: Permite especificar um tipo de documento (Rec, NF, etc)
    • Data lançamento: Data que a despesa esta sendo lançada.
    • Usuário lançamento: Permite especificar o usuário que está lançando a despesa.
    • Nro: Número do documento que comprava a despesa, caso esteja disponível.
    • Valor: Valor da despesa.
    • Observação: Descritivo da despesa.
  • No caso de contrato de frete:
    • Fornecedor: Informar o fornecedor responsável pela despesa.
    • Quantidade: Quantidade litros. Utilizado para casos de gastos com combustíveis.
    • Valor: Valor da despesa.
    • Observação: Descritivo da despesa.

Rateio de valores entre os CT-e

Ainda no caso de CT-e:

• O sistema oferecerá a possibilidade de “RATEAR” a despesa entre vários Conhecimentos. Para entender como funciona o rateio de despesas extras para os CT-e clique AQUI.

Cabe reforçar que uma despesa extra lançada poderá ser removida ou editada.