Configurando o sistema para envio de ocorrências automaticamente

O sistema Datamex possibilita enviar por email, de maneira automática, ocorrências lançadas nos documentos fiscais aos envolvidos dos mesmos. A seguir serão abordadas as configurações necessárias no sistema para envio automático.

Configurar o tipo de ocorrência:

1. Acessar o menu ‘Transporte/Configurações/Tipos de Ocorrências’;
2. Em ‘Envia ocorrências por email?’ marcar ‘Sim’;
3. Em ‘Envia anexos por email’ marcar ‘Sim’ caso queira enviar o anexo por email junto da ocorrência automática;
4. Em ‘Quem pode receber?’ indicar quais são os envolvidos que PODERÃO receber a ocorrência (nos passos seguintes serão definidos quais pessoas efetivamente irão receber as ocorrências); ATENÇÃO: Caso seja necessário que o Emitente receba as ocorrências basta realizar a configuração neste ponto.
5. Em ‘Modelo de Conteúdo’ selecionar um modelo para envio do email de ocorrências automaticamente. O sistema já possui um modelo padrão cadastrado, porém caso necessário novos modelos poderão ser criados conforme necessidade do cliente. Verifique como configurar clicando aqui.

O próximo passo é efetuar configuração para o cliente, esta poderá ser customizada ou então poderá ser geral no sistema (abrange todos clientes).

Configurando quais envolvidos irão receber a ocorrência:

Utilizando uma configuração geral para todos os clientes: 

Para utilizar uma configuração geral no sistema a equipe de suporte técnico deverá ser acionada para definição de quais envolvidos irão receber a ocorrência por email de maneira automatizada. Lembrando que mesmo utilizando esta opção ainda se faz necessária a configuração nos tipos de ocorrências.

Customizando a configuração por cliente:

1. Acessar o cadastro de pessoas e visualizar o cadastro do cliente;
2. Acessar a aba ‘Pref. Transporte’;
3. Em ‘Quando receber e-mail automático de ocorrências’ selecionar uma das opções:

a) Específico: Ao selecionar essa opção o sistema permite definir quais dos envolvidos receberão essa ocorrência. ATENÇÃO: No tipo de ocorrência o envolvido selecionado deverá estar selecionado também.

b) Nunca enviar: Ao selecionar essa opção esse cliente nunca irá receber essa ocorrência automaticamente, independentemente das demais configurações do sistema.

c) Com base no tipo da ocorrência: Ao selecionar essa opção o sistema irá enviar a ocorrência para os envolvidos configurados no item 4 definido no passo anterior.

d) Com base no padrão do sistema: Ao selecionar essa opção o sistema irá enviar a ocorrência automaticamente aos envolvidos definidos em configuração interna. ATENÇÃO: Por padrão essa configuração não está efetuada e caso seja optado por utilizar essa opção deverá ser acionada a equipe de suporte para configuração.

Feitas estas configurações no cadastro do cliente deverá ser definido o email para o qual serão enviadas as ocorrências. Caso o campo ‘E-mail envio ocorrências’ esteja preenchido as ocorrências serão enviadas para este email, caso esteja em branco o sistema irá enviar as ocorrências para o email definido no campo ‘E-mail’. Se nenhum dos dois estiver preenchido o sistema retornará uma mensagem de erro.